Systemy kolejkowe jako rozwiązanie porządkujące kolejkę klientów w placówkach publicznych?

Wielogodzinne oczekiwanie na załatwienie sprawy w urzędzie czy inspekcji często wprawia interesantów w rozdrażnienie, może przyczyniać się również do chaosu organizacyjnego. Rozwiązaniem, które może znacząco usprawnić i uporządkować obsługę w placówkach publicznych są systemy kolejkowe, które automatycznie przydzielają osoby oczekujące do właściwego pracownika.

Korzyści z systemów kolejkowych w placówkach publicznych

Systemy kolejkowe najczęściej spotykamy w prywatnych przychodniach lub bankach. Mogą również usprawnić placówki publiczne pod względem organizacyjnym. Wśród ich zalet, które są szczególnie ważne dla państwowych instytucji, należy wskazać:

• intuicyjność – pobranie numerka i oczekiwanie na wywołanie jest łatwe w odbiorze dla interesantów w każdym wieku,
• wielofunkcyjność – to nie tylko porządkowanie kolejek, lecz także możliwość skierowania oczekujących do właściwego pracownika i wskazanie konkretnego okienka lub gabinetu,
• oszczędność czasu – sprawna organizacja w placówkach publicznych pozwala pracownikom zająć się w pełni ich obowiązkami, bez konieczności ciągłego kontrolowania liczby oczekujących,
• ochrona danych osobowych – system biletowy z numerkami pozwala na anonimizację danych oczekujących bez potrzeby używania publicznie nazwisk.

Mniejszy stres dla oczekujących – większy komfort dla pracowników

Nasze rozwiązania są również ogromnym ułatwieniem dla osób, które z usług placówki korzystają po raz pierwszy. Biletowane numery nie tylko wskazują na orientacyjny czas oczekiwania – można na nich uwzględnić również wartościowe wskazówki. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych nerwów, a pracownicy nie tracą cennego czasu na wielokrotne powtarzanie podobnych informacji.

Systemy kolejkowe można wykorzystać jako narzędzie analityczne dla kadry kierowniczej. Oprogramowanie przechowuje informacje dotyczące liczby osób, które były zainteresowane danym rodzajem usług. Dzięki temu można w łatwy sposób oszacować, ile osób dziennie powinno znajdować się na konkretnych stanowiskach, aby zapewnić jak największą płynność w instytucji i zmniejszyć czasy oczekiwania.